Как сшивать документы

Некоторые виды документации требуют прошивки, но как сшивать документы правильно, для многих молодых сотрудниц, первый раз столкнувшихся с такими обязанностями, остается загадкой.

Где требуется подшивка документов? На любом предприятии, где нужна защита документов, поскольку сделать подмену сшитых вручную, пронумерованных и зарезервированных печатью листов почти невозможно. Помимо этого прочность сшивания помогает хранить или перемещать документы – так ваши бумаги нигде не потеряются.

Точных инструкций по проведению данной процедуры, к сожалению нет. Однако различные инстанции предъявляют собственные требования к прошивке документов.

Чтобы сделать прошивку, вам потребуются: документы, нитки, печать, канцелярский клей и иголка.

Как сшивать документы - основные правила и нюансы:

1. Перед прошивкой документов удалите из них сразу все имеющиеся металлические вкрапления, типа скрепок или булавок. Постарайтесь проделать это как можно аккуратнее.
2. Затем разложите документы по порядку, пронумеровав с первого до последнего листа. Запомните, что нумеруются не страницы документа, а именно листы. Это делается простым карандашом в порядке возрастания. Цифры ставятся в правом верхнем углу листа, не задевая текст самого документа. Листы с внутренней описью нумеруются отдельно от других. Схемы и карты, которые склеены с нескольких листов, надо нумеровать как один. На обороте или месте, где нет текста, следует указывать число листов в склейке.
3. Если прошиваемая книга имеет листы с маленьким полем для подшивки, подклейте слева полоску бумаги – это рекомендуется.
4. Слева, где-то на половине поля, не имеющего текста, сделайте отверстия иголкой или шилом в количестве трёх-пяти штук. Проколы должны располагаться симметрично на расстоянии трёх сантиметров друг от друга и в строго вертикальной форме. Следует обратить внимание, что для прокола нескольких листов А4 можно воспользоваться дыроколом. Для толстых пачек с листами данный инструмент не подойдет. В такой ситуации лучше воспользоваться шилом. Если и такового не имеется, то на крайний случай на помощь придет молоток с гвоздем. Хоть и не канцелярский размах, но придётся всё же делать.
5. Всю пачку документов прошивайте при помощи прошивочной иглы банковским шпагатом или прошивными нитками ЛШ-210. Если таковых не имеется, воспользуйтесь обычной, но прочной ниткой, сложив её в несколько раз. Подойдет также капроновая. Прошивать нужно дважды, чтобы было прочнее, а оставшуюся нить вывести из центрального отверстия на тыльную сторону и обрезать. При этом важно оставить примерно 6 см свободного конца. Затем нити связываются узлом для последующего наклеивания кусочка бумаги с печатью. Иногда нити, а также узел заливают клеем и только потом приклеивают наклейку.
6. В завершении процедуры, дело необходимо заверить наклейкой из бумаги, на которой вносятся данные о прошнурованных и пронумерованных страницах, с датой, подписью ответственного лица и печатью организации. Клеится она так, чтобы закрыть узел. Свободные концы нитей остаются снаружи.
7. Документы заверяет руководитель организации или уполномоченное лицо. Подпись должна быть различимой и отчётливой. Печать ставят таким образом, что часть попадает на наклейку, а часть на лист документа. Все вышеперечисленные этапы действуют для индикации неприкосновенности этого документа.

Вы ознакомились с основными правилами и теперь знаете, как сшивать документы грамотно, поэтому в дальнейшем вам удастся избежать неприятностей, а также показать себя на работе умелым сотрудником.